株式会社アビリティブルームコンサルティング

１．業務を分解する。
早期の問題発見や助言がしやすいように、業務を適切な単位に分解します。
例えば、企画書を作成する場合、「情報収集、現状分析、課題検討、目標設定、施策検討、スケジュール設定など」に分解します。仮に総工数10時間かかる企画書作成ならば、30分～120分の単位で業務を10個前後に分解します。
例えば、上司なら1時間でできる情報収集を、部下は3時間と過剰な工数見積をしていることがあります。手元にあるデータの流用で十分なのに、必要のない情報も改めて収集するつもりかもしれません。これは、背景や情報が共有されていないために発生した過剰品質による時間の浪費です。逆に、見積工数が過少な場合は、抜け漏れなど品質不良による手戻りの発生や納期遅れが生じます。

２．目的とゴールイメージを明確にする。
部下に仕事を与える場合、上司が助言しなくても独力で適正な品質と工数、納期で仕上られるか否かを早期に見極めることが必要です。
助言が必要と思われる仕事は、まず、業務設計書や企画書などの骨子を部下に作成してもらい、目的とゴールイメージを確認します。多くの場合、ここで、認識ギャップが発見でき、現状や背景に関する情報や認識が共有できます。
このような正しい仕事の仕方が訓練されていない職場では、目的とゴールイメージに認識ギャップがあるケースが8割を超えています。その結果、手戻りや時間の浪費、納期遅れが多発し、労働生産性が低いのです。

３．レビューする。
レビューとは、「再調査する」の意味です。業務設計や企画書が適切かどうかを早い段階で確認し、問題を発見し、助言します。これにより、暗黙知（仕事のコツ）が共有され、能力向上が図れます。
例えば、「タブレット端末導入によるサービス入庫時説明の精度向上」のレビューでは、次のような問題発見と助言がなされます。「最終目的は、入庫全数の説明精度向上と顧客満足度向上だが、その仕事は、期間も1年を超え、総工数も100時間を大幅に超える。業務が大き過ぎて検証もし難いので、点検入庫に限定し、全数説明の徹底を一旦のゴールイメージとし、業務設計（期間6ヵ月、総工数30時間）を見直してください。」
このように、適切な単位で業務を分解することで、目的とゴールイメージが明確になり、手戻りや時間浪費を大幅に削減することができます。
また、レビューで大切なのは、「①業務の品質Quality、工数Cost、納期Deliveryを適正にする」とともに、「②部下の主体性、思考力を高める」ことが重要です。但し、指示型偏重の上司は、上記①のQCDは管理できても、②の主体性、思考力の高い人材を育成できない上司が多いと思います。この点にご関心のある方は、2017年第7号「質問指導のすすめ」をご参照ください。

近年、段取り研修を導入する企業が増えていますが、それでも生産性が向上しない職場では、「業務分解」はしていても、「目的とゴールイメージの明確化」、「早期に問題を発見し、助言するレビュー」ができていないように思います。