株式会社アビリティブルームコンサルティング

多くの業務を抱えている管理部門。とりわけ昨今は、労働者不足に端を発する採用問題、人材定着のための評価制度の見直しや、外国人労働者への対応も含めた多様化への対応など、その業務は増加し、かつ複雑化しています。何かを効率化しなければ、業務を正しく遂行することは難しいでしょう。
では、どの業務を効率化すればよいのでしょうか。「本業に売上・利益貢献できない業務をIT化して効率を高める」という考え方で、最も成果を生み出しているのが「社会保険・労働保険手続き業務のIT化」です。

社会保険や労働保険は従業員が日本の社会保障制度を正しく受けられるように会社側が手続きを行います。従業員を抱えていれば必ず発生する業務で、その帳票数は120種類にものぼります。これらは、従業員が引っ越ししたり、結婚したり、名前が変わったり、家族構成が変わるたびに発生しますが、そのタイミングを会社側でコントロールできないため、ほとんどが「横槍仕事」となり、通常業務を邪魔するのです。
また、こうした手続き業務は、帳票をハローワーク等の行政窓口へ提出する必要があります。手続き帳票の作成から行政窓口への提出までにかかる時間は、半日以上となるケースもあります。しかもこれだけ多くの時間をかけて対応する業務にもかかわらず、ここにかけた時間は一切売上や利益に貢献しないのです。
こうした対応を行政の電子申請窓口「e-Gov」との外部連携に対応する電子申請ソフトを活用することで大きく効率化できます。

さらに弊社が提供するクラウド型労務・人事管理システム「オフィスステーション」を活用すると、従来の社会保険・労働保険手続き業務の帳票作成業務は、上記の半日以上の時間を5分以内に短縮することができます。また、提出作業においても、行政電子申請窓口「e-Gov」と連携しているため、電子証明書さえインストールしていれば、その場で提出業務を完了します。もう窓口への提出業務は基本的に必要ありません。

本業に関わりの薄い業務、あるいは売上や利益を生み出さない業務にかける時間は極力ゼロにしたいところです。ITを活かして本業に集中できる環境整備を進めてみてはいかがでしょうか。

1. 「オフィスステーション労務ご案内書」
2. 無料デモ（webによるオンライン面談）

「オフィスステーション労務ご案内書」

・雇用保険・社会保険などの申請書作成は、都度手書きで転記が面倒。誤記載も。
・ハローワーク、年金事務所の往復、窓口での順番待ち時間で半日がつぶれる。
・書類を郵送するにもマイナンバー対応で配達記録付郵便のためコスト増大。
・「e-Gov」を利用しても申請のたびに入力するため非効率。
・入退社の書類のやりとりが煩雑。督促するもなかなか提出されずイライラ。
・育児休業給付金支給申請書など2か月毎の申請は納期管理が必要。
・申請した書類の保管、管理にも手間がかかる。保管場所の確保やそのコストも必要。
・法改正、制度改正への対応が大変。
・社労士に代行している場合はコスト増となっている可能性も。